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如何把好防范实验室风险的第一道大门—合同评审

 公司新闻     |      2022-10-20 09:53:10    |      米特拉实验室

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近年来,伴随着检验检测行业的蓬勃发展,各种检验检测公司也如雨后春笋般涌现。面对着趋于白热化竞争的市场,各个检验检测公司都在不断的加强自身竞争力,包括扩大自身检测范围,降低检测业务报价,将更周到的服务来提供给客户。但有时往往忽视了因盲目竞争而带来的巨大风险,尤其是在合同评审方面的风险意识缺乏,很有可能既损害了客户利益又将检测公司推入危险边缘。本文将为大家详细介绍合同评审中应该注意的问题以及解决方法。


合同评审中的常见问题


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01
合同评审的机械形式化

尽管各实验室制定了合同评审程序文件,但评审记录都设计成一种格式,无论什么检测项目,评审内容都是一样的,大多数实验室合同评审表现在书面上,难以落实,没有发挥合同评审的实际作用。


02
合同评审内容不全面不清晰

不少实验室不清楚评什么、审什么,依据是什么。或者是有的实验室未将合同评审的内容列全面,只审核其中的几项。


03
评审方法欠缺

实验室对合同评审的方法、评审人员的资格和能力、评审的形式以及评审的相应标准不掌握,只是拿来主义,按评审的表格划勾走走过场。


造成以上三个问题的原因,主要是因为:


1.缺单,只要客户委托,实验室就接单。


2.没吃过合同评审的亏。


3.不知道怎么评审,评审了也审不出问题。既然我们已经发现了合同评审中的问题所在,并找到了导致问题的原因。那么接下我们会为大家介绍具体的解决方法。


明确合同评审的主要内容


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如果连合同评审的内容包括哪些方面都不清楚,那么合理有效的开展合同评审工作更是无从谈起。合同评审主要包括以下这4方面的内容。


1.客户需求
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首先客户要求和目的应能被实验室充分的识别,写在合同里,并被实验室人员理解。其次具体内容如实验室资质、实验项目内容、项目用途,包括实验方法、时间节点、偏离的处理、委托要求变更沟通渠道、变更确认方式,包括结果的报告方式、传送方式、分包的处理、保密的需求等,包括检测依据(产品标准或技术参数)、结果判断依据、样品的处理意见等一般性客户需求都应体现在合同中。并且需要注意的是,如果客户自己选择的方法,过期、不合适时应提醒客户;客户未选择方法标准时,应与客户充分沟通,推荐方法,得到客户的认可。

2.实验室技术能力
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根据客户需求,需认真检查对照实验室是否具备相应能力,合同任务是否与实验室计划安排相冲突。包括实验室资质、实验方法、环境情况(条件、保障)、设备(状态、精度)、人员(资格、在岗)、任务计划是否满足,包括样件采集或运输能力、耗材库存、采购情况。根据实验室整体工作安排能否按时完成实验任务,另外也须考虑实验室的收益情况以及其他约束条件,如领导的意见,客户的额外要求。

3.保障措施及风险管控
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首先,实验室应当审查在规定时间内能否安排相应人员,有能力组织协调内部关系与客户愉快协同,有能力调剂实验室、设备、材料等,满足实验条件。其次,实验室应当评审实验过程中可能出现的风险,如人员变动、设备故障、自然灾害、停水、停电、停气。考虑政策调整带来的风险,这些风险是否有应急预案,或者能获得客户谅解等。还要考虑突然接到硬性任务对客户任务的影响。最后,同时应审查客户名称、地址、联络人、联络方式等真实性,通过相关渠道了解项目的真实性,评估客户的运营信誉状况、财务状况和支付能力等。

4.合同内容格式
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1)合同评审中把握法律责任是隐性的前提条件。实验室应根据外部政策的变化引入风险为本的思维,系统性考量风险的主旨。实验室作为提供技术服务、对社会出具公正数据结果的第三方机构,合同评审内容往往具有共性要求。实验室可将有关法律责任的评审内容固定在合同中,必要时增加免责声明或其他双方约定的内容。坚决杜绝为了利益接收违法或侵害第三方合法权益的委托任务,杜绝超范围(资质认定批准范围)或超能力承接委托任务,拒绝伪造数据、出具虚假报告或证明。


2)评估委托是否涉及到专利、技术机密、商业机密,以及保守秘密的能力,避免失密引发的纠纷。


3)认真审查合同条款,确定合同条款无遗漏,条款内容具体、明确、无歧义,切实可行。


4)合同格式应符合国家法规及相关行业、机关、标准要求。审核相关审批手续的合规性,盖章、签字、时间等要素是否齐全。是否明确双方的权力、义务、免责条款、不可抗拒情形、纠纷处理等。


强化合同评审的举措

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01
完善制度落实责任 。

实验室应制定合同评审程序文件和制度,指定合同评审人员,明确专职人员或兼职人员,明确合同评审管理人员的职责和权限,具备获得相关信息和调动相关资源的权力。明确评审流程、评审报告的形式和内容以及评审报告的签发、保存、使用。


02
编制制式合同评审表。

尽管不同检验检测要求内容不尽相同,如委托检验,只需客户提供样件,检测结果仅对样件负责;而法定检验则需要按照相关规定抽样、取样、运输和保管。但合同评审内容要素基本相同,因此可以将评审内容细化为几十个小项,编制制式实验室合同评审表,以便逐项检查,防止漏项;满足条件的直接画勾,不满足的提出整改意见和建议。


03
充分调研掌握实情。

实验室合同评审不能仅限于书面材料评估,有的还需要现场考察调研,如法定检验的样品抽查,样件成分的检验等。可通过天眼查、企查查等查看客户经营状况、信誉情况等。


04
发挥联审联评作用。

实验室合同评审涉及到技术人员、保障人员、管理人员,涉及到多个专业,应当充分发挥实验室技术委员会的作用,对大型项目、复杂项目进行联合评审。应保证合同评审流程的完整性,采取措施,确保没有合同评审表不得签订合同,没有合同评审表不得出具实验报告等。


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合同评审是为了保证客户提出的质量要求和其他要求明晰、合理,同时也是为了实验室多部门、多专业配合确认能力和资源是否足以履行合同,是保证客户和实验室双方利益的一个重要手段。对于实验室而言,合同是检测任务的起点,是质量体系要素的开端,做好合同评审对实验室权益保证、诚信体系的建立具有重要意义。米特拉实验室为保障客户利益,维护检测结果的客观与公正,坚持始终做到严格进行合同评审,把好质量大门第一关。在追求检测公正与真实的道路上,米特拉每一步都走的坚实有力。在下期文章中,我们将会与大家分享合同评审中一些经常出现的错误以及避免这些错误的具体措施。

如何把好防范实验室风险的第一道大门—合同评审(图10)


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